會議公司會議組織策劃接待會議流程

來源：     作者：吳耿    2009-03-10

　　1、提供各類行業(yè)會議、新產(chǎn)品展銷會及培訓(xùn)班專業(yè)策劃、優(yōu)質(zhì)接待服務(wù)；

　　2、提供會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及秘書服務(wù)；

　　3、提供媒體宣傳采訪、信息發(fā)布、網(wǎng)站服務(wù)；

　　4、提供商務(wù)人士、自駕車人士吃、住、行、游、購、娛等一條龍優(yōu)惠套餐套票業(yè)務(wù)服務(wù)；

　　5、提供機(jī)、車、船票等委托代辦服務(wù)。

　　“相識自是有緣，群賢以客為尊”，我們將以良好的素質(zhì)、高效周到的服務(wù)、專業(yè)的會議策劃及高質(zhì)量的接待、合理的價格，為廣大客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)！

　　海市品牌、歷史久遠(yuǎn)、做專做大、優(yōu)質(zhì)全面、旅游顧問、會議專家、商旅助理、親密朋友

　　會議策劃組織

　　一、 會前準(zhǔn)備

　　1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？

　　2、確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動方案？

　　3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組. 限定每個項(xiàng)目的商議時間。

　　4、收集所有與會議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。

　　5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

　　6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。

　　7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

　　二、會議期間控制

　　1、敘述會議的目的。

　　2、核對并記錄與會者。

　　3、根據(jù)議事日程順序提出每個項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。

　　4、給每一個人表述自己意見的機(jī)會。

　　5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。

　　6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。

　　7、堅持預(yù)定的時間，不要拖延。

　　8、在每個項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。

　　9、在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。

　　10、確定下次會議的議題和時間。

　　三、會后工作

　　1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。

　　2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　會議接待流程23條

　　會前工作：

　　1、與會議主辦者洽談。

　　2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

　　3、邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所。

　　4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。

　　5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。

　　6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。

　　7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。

　　8、準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）

　　會中工作：

　　9、機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

　　10、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。

　　11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。

　　12、會議秘書在會議接待（報到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。

　　13、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

　　14、提前確認(rèn)會議代表（客戶）的娛樂項(xiàng)目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

　　15、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

　　16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

　　17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

　　18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

　　19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

　　會后工作：

　　20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

　　21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

　　22、與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。

　　23、歡送代表工作。